Koffiemachines op kantoor: welke oplossing past bij de werkplek?

Koffie en de werkvloer zijn voor veel mensen nauw met elkaar verbonden. Een kop koffie bij het starten van de dag, tijdens een overleg of tussen werkzaamheden door is op veel kantoren heel normaal. Koffiemachines op kantoor moeten daarom niet alleen lekkere koffie kunnen zetten, maar ook praktisch, snel en eenvoudig in gebruik zijn. De juiste keuze hangt sterk af van de grootte en behoeften van een organisatie.

Koffie als onderdeel van de werkdag

Een koffiemoment biedt medewerkers de mogelijkheid om even weg te zijn van hun werkplek. Dat kan een kort rustmoment zijn, maar ook een gelegenheid om met collega’s te praten. Hierdoor heeft de koffievoorziening naast een praktische ook een sociale functie.

Voor organisaties is het daarom belangrijk dat de koffievoorziening betrouwbaar is. Een machine die regelmatig storingen heeft of lange wachttijden veroorzaakt, is minder geschikt voor een drukke werkomgeving. Goede koffiemachines op kantoor zijn afgestemd op het daadwerkelijke gebruik.

Welke soorten koffiemachines zijn er?

Er bestaan verschillende systemen voor zakelijke koffievoorzieningen. Een bekende mogelijkheid is een volautomatische koffiemachine die verse koffiebonen maalt voor iedere consumptie. Hiermee kunnen vaak verschillende koffiesoorten worden bereid.

Daarnaast zijn er machines die werken met instantingrediënten, capsules of andere koffiesystemen. Iedere oplossing heeft eigen eigenschappen op het gebied van snelheid, onderhoud, smaak en capaciteit.

Het is daarom verstandig om eerst te bepalen welke dranken gewenst zijn. Wanneer medewerkers vooral gewone koffie drinken, kan een relatief eenvoudig systeem voldoende zijn. Is er veel vraag naar espresso, cappuccino of andere koffiespecialiteiten, dan zijn uitgebreidere mogelijkheden interessant.

Hoeveel capaciteit is nodig?

Bij koffiemachines op kantoor is capaciteit een belangrijk aandachtspunt. Het aantal medewerkers geeft een eerste indicatie, maar vertelt niet het hele verhaal. Ook het aantal koppen per persoon en de drukste momenten van de dag zijn relevant.

Een kantoor met twintig medewerkers die verspreid over de dag koffie drinken, stelt andere eisen dan een organisatie waar honderd medewerkers tegelijkertijd pauze hebben. In grotere organisaties kan het daarom verstandig zijn om meerdere koffiepunten te creëren.

Kosten en onderhoud meenemen

Bij het vergelijken van koffiemachines wordt vaak eerst naar de aanschaf- of huurprijs gekeken. De totale kosten bestaan echter uit meer onderdelen. Koffiebonen of andere ingrediënten, reinigingsmiddelen, energieverbruik en onderhoud kunnen eveneens invloed hebben op de kosten op langere termijn.

Regelmatige reiniging is daarnaast belangrijk voor de hygiëne en werking van een machine. Vooral systemen die melk gebruiken vragen extra aandacht. Een eenvoudig reinigingsproces kan daarom veel tijd besparen.

Koffiemachines op kantoor zorgvuldig vergelijken

De ideale koffievoorziening is voor iedere organisatie anders. Voordat koffiemachines op kantoor worden vergeleken, is het verstandig om eisen op te stellen voor capaciteit, drankkeuze, snelheid, onderhoud en beschikbare ruimte.

Door verder te kijken dan alleen de aanschafprijs ontstaat een completer beeld van de mogelijkheden. Zo kan een organisatie een koffiemachine kiezen die aansluit bij het dagelijkse gebruik en jarenlang een praktische aanvulling op de werkplek vormt.